Podcast Himmlische-IT Folge 9: Email Archivierung bei den Microsoft Online Services

HIT-Podcast-Folge9-E-Mail-ArchivierungWarum ist Archivierung etwas anderes als ein Backup? Das ist die erste Frage, die wir bei der Betrachtung der Email Archivierung uns genauer anschauen. Denn solange ihr Postfach die 25 GB nicht überschreitet, sind ihre Daten in den Microsoft Online Services gespeichert und gesichert. Das Thema Archivierung hängt mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoB) zusammen und hier speziell mit den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Wir sind keine Wirtschaftsprüfer, Steuerberater oder Rechtsanwälte d.h. wann immer es um rechtliche Dinge in unseren Podcasts geht, geben wir lediglich unsere Meinungen und Auffassungen zu dem Thema wieder. Bei den genannten Vorschriften geht es darum, dass eine dritte Person in der Lage sein muss, die Geschäftsunterlagen des Unternehmens zu prüfen. Aufgrund der technischen Veränderungen ist es notwendig geworden, dass der Zugriff der Prüfungsperson auf die digital gespeicherten geschäftsrelevanten Informationen auf verschiedenen Wegen möglich sein muss. Dieses BMF-Schreiben vom 16.07.2001 hat seine Gültigkeit ab 01.01.2002.

Archivierung für die Geschäftsunterlagen ist nicht nur ein rechtlicher Aspekt, sondern sicherlich genauso eine Notwendigkeit für Unternehmen, damit sie auf wichtige Informationen für ihr Unternehmen zugreifen können. Was nutzt mir eine Vereinbarung mit einem Lieferanten, die per Email an meinen Mitarbeiter gegangen ist, dieser sie NUR in seinem Postfach ablegt und nach verlassen des Unternehmens keiner mehr auf das Postfach zugreifen kann. Wenn es um Archivierung geht, spielt auch immer der Datenschutz eine Rolle. Eine Archivierung erfasst jede eingehende, ausgehende und interne Email eines Mitarbeiters. Diese Emails werden im Original gespeichert und so abgelegt, dass sie nicht verändert werden können. Erst dann sind die gesetzlichen Anforderungen erfüllt.

Wir stellen Ihnen die uns derzeit bekannten zwei Lösungen für Email Archivierung in den Microsoft Online Services vor. Eine dritte Möglichkeit kommt mit Office365, nämlich das persönliche Archive. In einem Webinar, dass vor kurzem stattfand, kam die Frage der gesetzeskonformen Archivierung mit Exchange 2010 auf. Der wichtige Hinweis hier: Sie können Exchange 2010 so konfigurieren, dass die technischen Voraussetzungen für eine gesetzeskonformen Archivierung möglich sind, aber das hängt von den Einstellungen des Exchange Servers ab. Einstellungen können jederzeit verändert werden und das genau stellt das Problem da.

Wir hoffen, dass wir Ihnen in unserem Podcast eine interessante Diskussionsgrundlage bieten, das Thema Archivierung auch in ihrem Unternehmen genauer zu betrachten.

Hier die Links zu unseren Blogbeiträge für die Archivierung mit Mailstore:

http://www.himmlische-it.de/news/lokale-archivierung-und-sicherung-der-exchange-online-email

http://www.himmlische-it.de/news/installation-und-konfiguration-von-mailstore

Kerstin Rachfahl